Max-Delbrück-Centrum (Internet, Intranet, Datenbank)
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Bei der Verwaltung und Pflege ihres Intranet- sowie Internetauftritts vertraut das MDC auf Infopark CMS Fiona. Die Webseiten des MDC, deren Forschungsgruppen und Abteilungen wurden in einem barrierefreien Design umgesetzt. Neben einer Personendatenbank entwickelte Infopark zudem eine Veranstaltungs- und Jobdatenbank in Ruby-on-Rails, die an das CMS angebunden wurden und Schnittstellen zu Drittsystemen bieten. |
Max-Delbrück-Centrum
Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin (MDC) Berlin-Buch wurde im Jahre 1992 gegründet und ist eine von 15 Einrichtungen der Wissenschaftsorganisation Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren (HGF). Das MDC ist eine Stiftung des öffentlichen Rechts des Landes Berlin und spezialisiert auf medizinische Forschung auf molekularer und zellulärer Ebene sowie ihre klinische Anwendung und praktische Umsetzung.
Ausgangszustand
Alle Daten des MDC wurden in mehreren dezentralen Systemen redundant erfasst und waren nur mittels spezieller Software repräsentierbar und auswertbar. Da diese Daten nicht in einem zentralen Datenpool gespeichert wurden, war deren Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit nur eingeschränkt gewährleistet.
Zielsetzung
Dem gesamten MDC, seinen Forschungsgruppen und -abteilungen war es wichtig alle Daten analytisch und statisch auswerten zu können. Im Mittelpunkt standen dabei die Personendaten, welche unvollständig und nicht für jeden berechtigten Mitarbeiter einsehbar waren. Mit dem System von Infopark sollte es möglich werden die Daten besser pflegen und verwalten zu können. Ziel war es die internen Informationen in einem zentralen Informationssystem zu erfassen, um redundante und inkonsistente Datenbestände zu vermeiden. Durch die Schnittstelle der Datenbank zum CMS sollte es möglich werden die Informationen jederzeit aktuell im Intranet sowie Internet repräsentierbar zu machen.
Das Intranet wird selbstständig
Vor der Einführung des Systems existierte nur ein Webserver für den Internet- und Intranetauftritt. Der Intranetbereich war in den Internetauftritt integriert. Mit Einführung des CMS geht nun eine logische und physische Trennung von Internet und Intranet einher. Dadurch kann das Intranet als Arbeitsplattform innerhalb des MDC genutzt werden. Das MDC verfügt nun über einen Redaktionsserver und einen Live-Webserver. Die Mitarbeiter der Forschungsgruppen und -abteilungen können die Web-Inhalte dezentral über das CMS pflegen und so die Webseiten problemlos verwalten.
Design der Website
Den Vorgaben des „Styleguide der Internetpräsenzen der Zentren der Helmholtz-Gemeinschaft“ entsprechend, entstand ein einheitliches barrierefreies Design für die gesamte Website des MDC, deren Forschungsgruppen sowie Abteilungen. Neue Forschungsgruppen können problemlos in den mehrsprachigen Internet-Auftritt eingebunden werden.
Datenbanken mit verschiedenen Ansichten
Infopark-Consultans entwickelten für das MDC eine Personen-, Veranstaltungs - und Jobdatenbank in der Programmiersprache Ruby-on-Rails. Die Mitarbeiter können eigenhändig verschiedene Ansichten wählen. Externen Website-Besuchern stehen nur Inhalte aus den Datenbanken zur Verfügung, die für die Website freigegeben wurden. Mitarbeitern, hingegen die vom internen Netzwerk des MDC auf die Website zugreifen stehen andere Informationen zur Verfügung. Das Intranet des MDC enthält die auf der Website präsentierten sowie interne Informationen zu Veranstaltungen und Stellenausschreibungen.
Personendatenbank
Vor dem Hintergrund die vielfältigen an unterschiedlichen Stellen gespeicherten Personeninformationen zu zentralisieren, entstand eine Personendatenbank, mit der die Mitarbeiter am MDC abteilungsübergreifend arbeiten können.
Die Implementierung der Personendatenbank umfasste zwei Phasen. In der ersten Phase wurde die Personendatenbank mit dem Ziel aufgebaut, einheitlich personenbezogene Informationen standardisiert im Internet und Intranet zur Verfügung zu stellen. In der zweiten Phase wurde die Personendatenbank zu einem unterstützenden Instrument für den administrativen Workflow am MDC. Nur Personen, für die ein gültiger Personenstammsatz in der Datenbank existiert, erhalten bestimmte MDC-Dienstleistungen (z.B. Zugangskarte und IT-Dienstleistungen), die wiederum auch in der Datenbank aufgeführt werden. Damit wurde die Personendatenbank zur Basis des zentralen Identitätsmangements am MDC entwickelt.
Der rollenbasierte Zugriff innerhalb des administrativen Workflows wird durch die zentrale Authentifizierung gegen das zentrale Active Directory abgesichert. Die Bedingungen des Datenschutzes werden unter anderem eingehalten, in dem jede Person selbst die Berechtigung erhält, mit seinem Active Directory Account sein persönliches Profil in der Datenbank zu ändern und so zu entscheiden, welche seiner persönlichen Informationen im Internet bzw. Intranet erscheinen sollen.
Veranstaltungsdatenbank
Vor der Implementierung von Infopark CMS Fiona wurden Veranstaltungen per E-Mail abgestimmt und in einer MSAccess-Datenbank erfasst. Eine statistische Auswertung konnte nur über die Access-Datenbank erfolgen.
Die Veranstaltungsdatenbank wurde in das CMS der MDC-Website eingebunden, so dass die Informationen zu Veranstaltungen auch auf der MDC-Website angezeigt werden können. Mit dem System ist es möglich alle Veranstaltungen zentral in der Veranstaltungsdatenbank zu erfassen und mittels unterschiedlicher Ausgabeformen (Web, E-Mail, Newsticker, Flyer, etc.) zu verbreiten. Außerdem können Veranstaltungen über das Hausinformationssystem oder die Datenbank der Robert-Koch-Instituts publiziert werden.
Eine hohe Qualität der Daten kann gewährleistet und die Rückfragen bezüglich Events minimiert werden. Die Veranstaltungen werden innerhalb eines webbasierten Workflows erfasst, können geändert, angezeigt und ausgewertet werden. Es wird zwischen verschiedenen Veranstaltungsarten unterschieden, bei denen Veröffentlichungsdaten individuell gesetzt werden können. Der Workflow ist erweiterbar, änderbar und erlaubt die Aufnahme neuer Veranstaltungstypen. Veranstaltungen können nur im Intranet, nur im Internet oder auf beiden Auftritten angezeigt werden.
Jobdatenbank
Vor Einführung von Infopark CMS Fiona existierte keine Datenbank am MDC, in der die gesamten Stellenanzeigen gespeichert wurden. Aufgrund dessen entwickelte Infopark im Jahre 2007 eine Jobdatenbank.
Diese wurde als webbasierte und datenbankgestützte Anwendung in das Informationssystem des MDC eingebunden. Stellenanzeigen können nun zentral erfasst, angezeigt und entsprechend ausgewertet werden.
Die Personalabteilung prüft die Stellenanzeigen nach Erstellung der unterschiedlichen Abteilungen auf Richtigkeit. Aktuelle Stellenausschreibungen werden an zentraler Stelle auf der MDC-Homepage und den entsprechenden Websites der Forschungsgruppen in einem standardisierten Layout publiziert sobald der Personalrat die Stellenausschreibung freigegeben hat. So erhalten die Seitenbesucher einen Überblick über Voraussetzungen, Tätigkeitsbeschreibungen und Bewerbungsfristen.
Bei diesem übersichtlichen Workflow wird vermieden, dass Stellenausschreibungen im Intranet veröffentlicht werden, die die Personalabteilung nicht auf Korrektheit und Vollständigkeit geprüft hat und von denen sie nicht in Kenntnis gesetzt wurde. Durch die unterschiedlichen Ansichten können Stellenanzeigen auf der Internetseite für Website-Besucher eingeschränkt oder für Mitarbeiter des MDC uneingeschränkt angezeigt werden.
